چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟

چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟

همه ما به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم. پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم.

برخی از رایج‌ترین علت های کمبود زمان را بررسی میکنیم:

1. رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی

برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم.

وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در جهان به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که تا اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.

2. ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی

کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد. گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را در اولویت قرار دهیم.

اگر مدیر هستید گاهی پیش می‌آید که هم می‌خواهید جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کنید. هم اصرار دارید که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشید. هم علاقمند هستید برای همسر و فرزندان وقت بگذارید و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نمانید.

اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم.

3. ضعف در تفویض اختیار

کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.

آیا تا به حال پیش آمده که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می‌شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟ ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود. 

ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.

4. کمال طلبی

کمال طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.

کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری،‌ استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می‌شود.

طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.

5. ضعف در مهارت حل مسئله

حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرآیندی، می‌تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد. گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.

دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.

شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است. وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.

احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.

6. مشکل اهمال کاری

اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم. در صورتی که مشکل شما اهمال کاری است، شاید قبل از فکر کردن به تکنیکهای مدیریت زمان، بهتر باشد مطلب مرتبط با اهمال کاری را در متمم بخوانید.

7. ضعف در هنر نه گفتن

دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.

شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست.

8. ضعف در مدیریت انرژی

مسئله‌ی دیگری هم وجود دارد که گاهی از چشم ما دور می‌ماند: «ما آن‌قدر درگیر مدیریت زمان می‌شویم که مدیریت انرژی را فراموش می‌کنیم.»

مثلاً از خودمان نمی‌پرسیم که آیا واقعاً باید تمام ساعات بیداری خودم را با حداکثر فشار کار کنم؟ یا بهتر است ساعت‌هایی را به تجدید قوا و استراحت اختصاص دهم تا کارایی‌ و عملکردم در کار افزایش پیدا کند؟

فرض کنید یک ساعت برای حل یک مسئله فرصت دارید. آیا واقعاً بهترین روش این است که تمام ۶۰ دقیقه روی همان مسئله متمرکز بمانید؟ آیا بهتر نیست عمداً و آگاهانه، این یک ساعت را به ۴۵ دقیقه کاهش دهید و ۱۵ دقیقه‌ی میانی را به عنوان زمان استراحت در نظر بگیرید؟ آیا در این حالت، شانس شما برای حل مسئله بیشتر نخواهد بود؟

معرفی چند کتاب در زمینه مدیریت زمان:

یکی از مطرح ترین کتابهای مدیریت زمان، کتاب مدیریت زمان برایان تریسی است که توسط انجمن مدیریت آمریکا یا AMACOM منتشر شده است.

دانلود کتاب مدیریت زمان برایان تریسی

در کنار این کتاب، کتاب دیگری هم در حوزه‌ی مدیریت زمان توسط دیوید آلن منتشر شده است. دیوید آلن در کتاب خود تحت عنوان GTD یا How to get things done می‌کوشد بحث مدیریت زمان را به عنوان بخشی از یک مهارت بزرگ‌تر تحت عنوان نظم شخصی و مجموعه ابزارهای به پایان رساندن کارها معرفی کند.

دانلود کتاب تکنیک های مدیریت زمان به روش GTD

دانلود کتاب 30 روز تا بهره وری: حذف عادت‌های بد برای بهبود مدیریت زمان

این اثر دیمون زاهاریادس، در مورد ترک روز به روز ۳۰ عادت بدی است که در مدیریت زمانتان اخلال ایجاد می‌کنند. به حق، این کتاب هم از بهترین کتاب‌های مدیریت زمان است که چیزهای زیادی به شما می‌آموزد. این عادتها نه تنها مانعتان می‌شوند تا از وقتتان بهره کامل را ببرید، بلکه باعث هدر رفتن زمانتان هم می‌شوند. زمان تنها چیزی است که قابل بازگشت نیست و شما باید برای پیشرفت در زندگی آن را جدی بگیرید.

دانلود کتاب 30 روز تا بهره وری

نوشتن کارها یک روش قدیمی برای انجام حکارها و زمانبندی آن است. پلنرهای کاغذی نیز یک ابزار قدیمی و ثابت شده هستند که با در اختیار داشتن یک طرح بصری و فضای مناسب برای نوشتن یادداشت ها، لیست کارها و ایده ها در انجام هر چه بهتر آن به شما کمک می کنند. تنها مشکل این است که یک پلنر، تنها زمانی مفید و موثر است که به طور منظم و مداوم مورد استفاده قرار بگیرد و اگر هر از گاهی از آن استفاده کنید هیچ کمکی به ساماندهی شما نمی کند. پس فراموش نکنید که ایجاد این روال و عادت، بسیار مهم و تاثیرگذار است.

دانلود پلنر مدیریت زمان دانش پژوهان